TUDO O QUE VOCÊ PRECISA SABER SOBRE COBRANÇA DE MENSALIDADE ESCOLAR

Se fossemos eleger uma atividade administrativa que ninguém gosta de fazer, a cobrança de mensalidade escolar com certeza está entre as primeiras. Pois é, nós aqui da MP Educacional Direito Educacional, sabemos o quanto cobrar os pais dos alunos pode ser uma tarefa ingrata. Porém, se da mesma forma, realizássemos uma eleição para indicar qual tarefa administrativa não pode ser deixada de lado, a cobrança de mensalidade escolar em atraso também estaria no topo.

Por isso, neste artigo, vamos apresentar a você os aspectos mais importantes relativos à cobrança de mensalidade escolar. Nosso objetivo é que você tenha a segurança e o conhecimento necessários para não deixar que eventuais falhas ou decisões incorretas prejudiquem seu fluxo de caixa e, mais ainda, coloquem em risco a relação entre pais e escola.

 

Partindo do princípio: a importância do Contrato de Prestação de Serviços Educacionais

Podemos dizer que contrato é o instrumento que garante a realização da vontade manifestada entre duas ou mais partes. Ele implica direitos e deveres de todos os envolvidos, bem como deve apresentar as consequências legais em casos de descumprimento (por qualquer uma das partes). Nem é preciso dizer que, se mal elaborado, esse documento pode trazer muitas dores de cabeça.

No caso específico da prestação de serviços educacionais, um bom contrato deve conter, no mínimo, os seguintes tópicos:

  • Especificação das partes contratantes, (nome, endereço, documentos etc.);
  • Especificação e local da prestação dos serviços;
  • Valores e forma de pagamento;
  • Forma de cobrança e multa contratual em caso de inadimplência;
  • Condições de cancelamento/rescisão do contrato;
  • Forma e periodicidade de reajuste das anuidades ou semestralidades;
  • Eventuais valores cobrados para outras atividades promovidas pela escola.

É importante também que o contrato seja assinado por duas testemunhas. Todos esses cuidados facilitam muito caso seja necessário realizar a cobrança dos valores devidos por meio de processo judicial. Não hesite em ser bastante explícito com relação às multas e juros. Quanto mais transparente o contrato, mais fácil será negociar.

 

Como cobrar mensalidade escolar em atraso

Quando o pagamento não ocorre, é importante conhecer os motivos. E as abordagens de cobrança serão diferentes em cada situação. Por exemplo, um pai que sempre pagou em dia, mas esqueceu de fazê-lo este mês, terá um tratamento diferente daquele que há três meses não paga e nem atende aos telefonemas.

É possível fazer a cobrança de pelo menos três formas:

  • Dívidas com atraso de até 30 dias podem ser feitas internamente pela própria escola. A escola procura negociar o pagamento de forma amigável.
  • Caso essas medidas não surtam o efeito desejado, a escola pode partir para outras providências como protestar o nome do responsável pelo pagamento.
  • Para situações mais graves, caso a cobrança externa também não tenha surtido efeito, deve-se partir para a cobrança judicial, realizada por escritórios de advocacia, com honorários e demais despesas. Caso a divida não seja quitada até o fim do período letivo, a escola tem o direito de não realizar a rematrícula, bem como continuar realizando a cobrança, ainda que o aluno não esteja mais matriculado.

Uma boa prática que vem se tornando mais comum é a assinatura de um Termo de Confissão de Dívida. Com ele, os devedores (pais/responsáveis) obrigam-se a quitar os débitos, selando um acordo com os credores (escola). Para elaborar este documento, o melhor é contar com a assessoria de um advogado, já que vários aspectos legais devem ser observados. Dentre eles estão o Código de Defesa do Consumidor, e a Lei 9.870 de 1999, que dispõe sobre o valor total das anuidades.

Independentemente da forma, a cobrança nunca deve ser deixada de lado. Cobrar é importante não apenas para o caixa da escola, numa situação específica, mas também para servir de exemplo para os outros pais/alunos. A sensação de que não há penalidades, pode dar origem a uma “cultura da inadimplência” por uma ou mais famílias.

 

Check-list da cobrança de mensalidade

Antes de qualquer coisa, sempre é bom mencionar que a cobrança não deve ser realizada por pessoas da área pedagógica; podem ser colaboradores da área financeira, por exemplo. Isso evita constrangimentos aos alunos e também aos pais.

Posto isso, os passos que mostramos a seguir podem ajudar você:

  1. Telefonar no dia seguinte à data do vencimento e verificar o motivo do não pagamento. Tomar nota. Mais uma vez, vale lembrar que o processo de cobrança não deve envolver os alunos, portanto, a conversa não deve ter continuidade caso o aluno atenda o telefone. Verifique o horário em que o responsável estará disponível e retorne o contato.
  2. Acertar um novo prazo para pagamento (inferior a três dias a partir da data do telefonema). Deixe registrada essa nova data.
  3. Enviar um e-mail na véspera do novo vencimento para lembrar

Mantenha todas essas informações arquivadas, incluindo o nome do responsável pelo contato. É importante ter o registro de todos os passos da cobrança, caso seja necessário contar com assessoria jurídica para cobrançajudicial.

 

Como evitar atrasos na mensalidade

De toda forma, o ideal é que não haja atrasos no pagamento. Para conseguir este objetivo, a escola pode definir um protocolo de ações preventivas e de cobrança amigável.

Em primeiro lugar, é muito importante que o controle do fluxo de caixa seja minuciosamente realizado. Assim, será mais fácil e rápido detectar os atrasos e perceber padrões de inadimplência.

Um fator importante a ser levado em conta também é a sazonalidade. Isso porque nos primeiros meses do ano as escolas são geralmente mais afetadas pela inadimplência. A quantidade de contas a pagar aumenta consideravelmente entre janeiro e março. Por isso, programe-se com antecedência para evitar problemas de fluxo de caixa neste período.

Outras práticas que podem ser bem úteis são:

– Manter sempre uma boa comunicação com os pais. Verifique por exemplo, se eles desejam ser lembrados com antecedência sobre a data do vencimento.

– Criar mecanismos para que eles sejam sempre informados das benfeitorias realizadas na escola. Esse hábito gera uma importante percepção de valor, tanto do comprometimento dos gestores e equipe da escola, como do investimento que os pais realizam mensalmente.

– Reforçar a comunicação no período que anteceder os meses de maior inadimplência (geralmente janeiro a março, como vimos).

 

A assessoria jurídica e a cobrança de mensalidades escolares

Como vimos, a inadimplência por vezes é resultado de condições que podem ser evitadas bem, no começo, quando é assinado o contrato de prestação de serviços educacionais.  Existem também práticas que facilitam a tarefa e que ajudam em sua prevenção.

Porém, nada se compara à segurança de ter o respaldo jurídico para solucionar dúvidas e, quando acionado, realizar também a cobrança.

Se você quiser entender melhor como uma assessoria jurídica pode fazer diferença na administração da sua instituição de ensino, entre no site da Misevicius & Prado Assessoria Educacional. Teremos muito prazer em ajudá-lo.

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